Voici nos derniers statuts, publiés au moniteur en 2010 et modifiés par l’assemblée générale extraordinaire du 28 janvier 2018 pour ses articles 3 et 21

Afin d’être dans la légalité, formation (une matinée sur la rédaction des statuts) a été suivie avec l’asbl ideji
Bruxelles Linux User Group, en abrégé : " BxLUG "
N° entreprise : 0470.445.842
Siège : 93, rue de l’hospice communal 1170 Bruxelles

Archives des statuts au moniteur belge (Rentrez le n° d’entreprise)

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Titres principaux

• TITRE Ier. - Dénomination, siège social, but,durée, sigle
• TITRE II. - Membres de l’association
• TITRE III. - Cotisations
• TITRE IV. - Assemblée Générale
• TITRE V. - Conseil d’administration
• TITRE VI. - L’exercice social, les comptes et leur contrôle
• TITRE VII. - Dispositions diverses

TITRE Ier. - Dénomination, siège social, but,durée, sigle

• Art. 1er. : L’association est dénommée "Bruxelles Linux User Group", en abrégé : "BxLUG".

• Art. 2 : Le siège social est établi rue de l’hospice communal, 93 1170 Bruxelles dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. Toute modification du siège social est de la compétence exclusive de l’assemblée générale qui votera sur ce point conformément à la loi du 27 juin 1921, adaptée et modifiée par la loi du 2 mai 2002.

• Art. 3 : L’association a pour but :
  • d’ oeuvrer en Belgique pour l’enseignement et la diffusion du système GNU/Linux et des logiciels libres dans le cadre de l’esprit de partage et d’ouverture qui les caractérise ;
  • d’oeuvrer pour la protection des données numériques personnelles notamment en promouvant des services numériques décentralisés.
  • d’organiser des manifestations destinées à la promotion du système GNU/Linux et des logiciels libres ;
  • d’effectuer tout autre acte, opération ou activité économique annexe sous condition que leur produits soient destinés à la réalisation des deux points précédents.

• Art. 4. L’association est constituée pour une durée indéterminée. Elle peut être dissoute en tout temps.

• Art. 5. Le sigle de l’association est un manchot personnalisé tenant un iris.

TITRE II. - Membres de l’association

• Art. 6 : L’association se compose de :
  • Membres adhérents, Membres effectifs, Membres bienfaiteurs,Membres d’honneur

• Art. 7 : A propos des membres du BxLug
  • Ont la qualité de :
    • membres adhérents : les personnes qui ont payé une cotisation pour l’année civile et qui participent aux activités de l’association.
    • membres effectifs : tous les membres adhérents admis à titre de membre effectif par l’assemblée générale au 3/4 ; des voix présentes ou représentées.
    • membres bienfaiteurs : les personnes physiques ou morales qui versent un droit d’entrée en espèce ou en nature en sus de leur cotisation de membre adhérent.
    • membres d’honneurs : toutes personnes physiques ou morales ayant rendu des services significatifs à l’association. Le statut de membre d’honneur est valable pour une année reconductible. L’accession à ce statut ou sa reconduction est soumise à une décision de l’Assemblée Générale au 2/3 des voix présentes ou représentées .
  • Le nombre de membre adhérent est illimité.
  • Le nombre de membres effectifs ne peut être inférieur à 4. Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux membres par la loi et les présents statuts.
  • Tout membre (adhérent, effectif, bienfaiteur,d’honneur) est réputé adhérer aux statuts de l’association.

• Art. 8 :Démission, Exclusion des membres et membres réputés démissionnaires
  • Tout membre : adhérent, effectif, bienfaiteur, d’honneur ; de même que tout administrateur est libre de se retirer de l’association. Pour ce faire, il est tenu
    d’envoyer sa demande de démission par courrier électronique ou par lettre adressée au conseil d’administration.
  • Est en outre réputé démissionnaire :
    • Le membre effectif, adhérent ou bienfaiteur qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe, dans le mois du rappel qui lui est adressé par courriel ;
    • Le membre effectif qui n’assiste pas ou qui ne se fait pas représenter à 2 assemblées générales consécutives ;
    • Le membre qui ne remplit plus les conditions exigées pour son admission à l’article 7 ;
  • L’exclusion de tout membre comme de tout administrateur est prononcée uniquement par l’assemblée générale à la majorité des 2/3 des voix présentes ou représentées.
  • À titre provisoire jusqu’à la décision de l’assemblée générale, le conseil d’administration peut suspendre tout membre coupable d’infraction grave aux statuts ou aux lois ou en cas de propos injurieux, à caractère raciste, sexiste, contraires aux bonnes moeurs, ainsi que pour toute autre action pouvant porter préjudice à l’association.
  • L’exclusion d’un membre, d’un administrateur requiert les conditions suivantes :
    • La convocation régulière d’une assemblée générale où tous les membres effectifs doivent être convoqués ;
    • La mention dans l’ordre du jour de l’assemblée générale de la proposition d’exclusion avec la mention, au moins sommaire, de la raison de cette proposition
    • La décision de l’assemblée générale doit être prise à la majorité des 2/3 des voix des membres effectifs présents ou représentés mais aucun quorum de présence n’est exigé ;
    • Le respect des droits de la défense, c’est-à-dire l’audition du membre dont l’exclusion est demandée, si celui-ci le souhaite ;
    • La mention dans le registre de l’exclusion du membre effectif.
  • S’agissant d’une décision concernant une personne, celle-ci devra impérativement être prise par vote secret.
  • En aucun cas, un membre démissionnaire, suspendu ou exclu ainsi que les héritiers ou ayant droit du membre décédé n’ont un quelconque droit sur le fonds social de l’Association. Un membre démissionnaire, suspendu ou exclu ne peut pas réclamer ou requérir ni relevé, ni reddition de compte, ni apposition de scellés, ni inventaires, ni réclamer un remboursement de ses cotisations ou de dons de quelque nature que ce soit qu’il aurait faits au profit de l’Association, et ce en accord avec l’article 26.

• Art. 9 : Aucun membre ne peut utiliser l’image, les activités et les moyens de l’association à des fins commerciales sans un accord écrit préalable passé avec le Conseil d’Administration.

• Art. 10 : Registre des membres effectifs.
  • L’association doit tenir un registre des membres effectifs, sous la responsabilité du conseil d’administration. Toutes décisions d’admission, de démission ou d’exclusion de membres effectifs sont inscrites au registre à la diligence du conseil d’administration endéans les huit jours de la connaissance que le conseil a eue de la ou des modifications intervenues.
  • Tout membre peut consulter, au siège social de l’association, le registre des membres, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l’assemblée générale, du conseil d’administration, de même que tous les documents comptables de l’association, sur simple demande écrite et motivée adressée au conseil d’administration

TITRE III. - Cotisations

• Art. 11. Chaque membre : adhérent, effectif, bienfaiteur paye une cotisation qui ouvre à la qualité de membre : adhérent, effectif , bienfaiteur jusqu’à l’assemblée générale ordinaire suivante. Les membres d’honneur sont dispensés de cotisation.

• Art. 12. Le montant de cette cotisation dont le maximum ne peut dépasser 100 EUROS est fixé annuellement par l’assemblée générale.

• Art. 13. Le versement de la cotisation a lieu soit par un versement direct sur le compte de l’association, soit en numéraire à l’administrateur qui gère les finances de l’association.

• Art 14. En cas de non-paiement des cotisations qui incombent à un membre, le conseil d’administration envoie un rappel par courriel. Si dans le mois de l’envoi du rappel qui lui est adressé, le membre n’a pas payé ses cotisations, le conseil d’administration peut le considérer comme démissionnaire d’office. Il notifiera sa décision par courriel au membre. La décision du conseil d’administration est irrévocable.

TITRE IV. - Assemblée Générale

• Art.15 : Composition et Présidence L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs de l’association et présidée par le plus âgé des administrateurs présent.
  • Les membres adhérents, bienfaiteurs ou d’honneurs peuvent y être invités, mais ils n’ont pas le droit de vote.
  • L’administrateur qui préside l’assemblée générale :
    • prononce l’ouverture et la clôture de la séance de l’assemblée générale,
    • collecte les procurations
    • vérifie si le quorum est atteint, dirige les débats,
    • donne la parole aux intervenants,
    • soumets les propositions à un vote
    • proclame les décisions prises par l’assemblée générale.

• Art. 16. Pouvoirs et compétences
  L’assemblée générale est le pouvoir souverain de l’association, elle est notamment compétente pour :
  • la modification des statuts ;
  • la nomination et la révocation des administrateurs et des vérificateurs aux comptes ;
  • l’approbation des budgets et des comptes ;
  • la décharge à octroyer aux administrateurs et aux vérificateurs des comptes
  • l’exclusion de membres ;
  • la dissolution de l’association.
  • la transformation éventuelle en société à finalité sociale ;
  • tous les cas exigés dans les statuts.

• Art. 17 Assemblée générale ordinaire —extraordinaire, convocations
  • Tous les membres effectifs sont convoqués à l’assemblée générale ordinaire qui a lieu au moins une fois par an au premier trimestre de l’année civile mais à tout le moins dans les six mois de la date de clôture de l’exercice social écoulé.
  • L’assemblée générale est convoquée par l’administrateur désigné par le conseil d’administration La convocation des membres se fait par courriel sur la mailing-liste, au moins quinze jours avant la date de la réunion. La convocation précisera la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour .
  • Une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée lorsqu’un cinquième des membres effectifs en fait la demande écrite ;
  • Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à la demande de 3 membres du conseil d’administration.
  • De même, toute proposition signée par un vingtième des membres doit être portée à l’ordre du jour de l’assemblée générale suivante.

• Art 18 .Droit de vote
  • Tous les membres effectifs ont un droit de vote égal à l’assemblée générale.
  • Tout membre effectif peut se faire représenter par un autre membre effectif ou adhérent à qui il donne procuration écrite. Tout membre ne peut détenir que 3 procurations.
  • Les décisions sont prises à la majorité simple des voix présentes ou représentées, sauf dans le cas où il en est décidé autrement par la loi ou les présents statuts.
  • En cas de partage des voix, le point est reporté à la prochaine assemblée générale

• Art. 19 Dissolution de l’association et modification des statuts
  L’assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution de l’association ou la modification des statuts que conformément à la loi du 27 juin 1921, adaptée et modifiée par la loi du 2 mai 2002. Toute modification aux statuts ou décision relative à la dissolution doit être déposée, dans le mois de sa date, au greffe du tribunal de commerce pour publication aux « Annexes du Moniteur belge ».

• Art. 20. Pour chaque assemblée générale, un administrateur établit un procès verbal consignant les décisions et résolutions prises à l’assemblée et comportant en annexe les rapports statutaires. Ce procès-verbal sera publié sur la mailing-liste de l’association dans les sept jours.
  Une fois les éventuelles corrections apportées, le conseil d’administration :
  • publiera officiellement ce procès-verbal par un archivage sur le site WEB de l’association, au plus tard 15 jours après la réunion concernée ;
  • en signera une version imprimée qui sera conservée au siège social de l’association et pourra ainsi être consulté par tout membre de l’association ou des tiers à condition, pour ceux-ci, d’en justifier la raison et, que celle-ci soit acceptée par le conseil d’administration

TITRE V. - Conseil d’administration

• Art. 21 L’association est gérée par un conseil d’administration composé de membres effectifs nommés à titre d’administrateurs par l’assemblée générale pour un mandat : de trois ans rééligibles
  Le nombre minimum d’administrateurs est de 3 et sera toujours inférieur au nombre de membre effectifs de l’association. (Voir art. 7)
  Au cas ou le nombre d’administrateur est insuffisant, l’assemblée générale doit être convoquée pour élire une personne au poste vacant.
  La démission ou l’exclusion d’un administrateur se déroule selon les règles établies à l’article 8.

• Art. 22 Peut postuler à un poste d’administrateur tout membre effectif de l’association dans la mesure où il est majeur et jouit de l’entièreté de ses droits civiques.

• Art 23 Le conseil d’administration se réunit dès que les besoins s’en font sentir. Il est convoqué à la demande de deux administrateurs au moins. Il est présidé par un administrateur désigné en préambule à chaque réunion
  En cas d’empêchement de l’administrateur qui le préside, il est présidé par le plus âgé des administrateurs présents

• Art.24 Le conseil d’administration délibère valablement dès que la moitié de ses membres est présente ou représentée. Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité absolue des voix présentes ou représentées.
  En cas de partage des voix, le point est reporté au prochain conseil d’administration.

• Art. 25 Le conseil d’administration a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association. Il peut notamment, sans que cette énumération soit limitative :
  • faire et passer tous les actes et contrats,
  • ouvrir et gérer tous comptes bancaires,
  • accepter tous legs, subsides, donations et transferts,
  • renoncer à tous droits,
  • représenter l’association en justice, tant en défendant qu’en demandant.
  • Il peut aussi nommer et révoquer le personnel de l’association.
  • Toutes les attributions qui ne sont pas expressément réservées par la loi ou les statuts à l’assemblée générale seront exercées par le conseil d’administration.

• Art 26 Le conseil d’administration a obligation de refuser des offres de contributions extérieures de quelque nature qu’elles soient si elles sont assujetties à des conditions susceptibles de créer une dépendance manifeste ou une relation d’exclusivité de l’association par rapport à une personne physique ou morale, a fortiori lorsque son idéologie est en désaccord avec l’objet social de l’association ou lorsque les dits dons font paraître ou laissent supposer, sans que ce ne soit le cas, une telle dépendance.

• Art. 27 Le conseil d’administration peut créer des comités exécutifs agissant en son nom et sous sa responsabilité. Ces comités exécutifs lui permettent : de déléguer ses pouvoirs dans le cadre de projets spécifique ; de se décharger de certaines opération techniques ou de gestion ; d’effectuer des travaux nécessitant des compétences de personnes non membres de l’association.

• Art 28 Deux administrateurs co-signant peuvent contracter des obligations et engager valablement l’association à l’égard de tiers. Les administrateurs ne contractent aucune obligation personnelle dans les engagements qu’ils prennent au nom de l’association. Ils ne sont responsables que de l’exécution de leur mandat.

• Art. 29 Dans l’exercice de leur mandats les administrateurs ne peuvent recevoir aucune rémunération ou honoraire d’aucune sorte, que ce soit en numéraire ou en nature. Cette clause est aussi valable pour l’exercice de fonctions autres que celle d’administrateur qu’ils exerceraient au sein de l’association. Cependant, des frais dûment justifiés qu’ils encourent dans le cadre de leur fonction au nom de l’association peuvent leur être remboursés.

• Art. 30 Chaque Conseil d’administration nouvellement élu se donne un règlement qui doit notamment :
  • définir la répartition des compétences et responsabilité entre les membres du conseil.
  • préciser les modes de communications que les administrateurs emploient entre eux et vis à vis des membres de l’association.
  • établir les modalités de fonctionnement d’éventuels comités exécutifs.

• Art. 31 Les actes relatifs à la nomination ou à la cessation des fonctions des administrateurs, des personnes déléguées à la gestion journalière et des personnes habilitées à représenter l’association sont déposés au greffe du tribunal de commerce, dans le mois de sa date, en vue de leur publication aux « Annexes du Moniteur belge ».

TITRE VI. - L’exercice social, les comptes et leur contrôle.

• Art. 32 L’exercice social commence le 1 janvier pour se terminer le 31.décembre.

• Art. 33. Le compte de l’exercice écoulé et le budget de l’exercice suivant seront annuellement soumis à l’approbation de l’assemblée générale ordinaire par le conseil d’administration. Ces documents portent sur les recettes et les dépenses de l’exercice financier, les actifs et le passif.

• Art 34. L’assemblée générale peut désigner un/une vérificat(eur-rice) aux comptes, nommé pour un an et rééligible, chargé de vérifier les comptes de l’association et de lui présenter son rapport annuel.

• Art. 35. Tout paiement doit être effectué en échange de pièces justificatives attestant que les biens ou services faisant l’objet du paiement ont été réellement reçus et n’ont pas été réglés auparavant.

• Art 36 Les opérations bancaires relevant de la gestion journalière de l’association sont signées par l’administrateur désigné à cette tache.
  Les actes qui engagent l’association, autres que ceux de la gestion journalière, sont signés par deux administrateurs au moins désignés par le conseil d’administration, agissant conjointement, lesquels n’auront pas à justifier de leurs pouvoirs à l’égard de tiers.

TITRE VII. - Dispositions diverses

• Art. 37. Un règlement d’ordre intérieur pourra être présenté par le conseil d’administration à l’assemblée générale. Des modifications à ce règlement pourront être apportées par une assemblée générale statuant à la majorité simple des membres effectifs présents ou représentés.

• Art.38 En cas de dissolution de l’association, l’assemblée générale :
  • désignera deux liquidat(eurs-rices),
  • déterminera leurs pouvoirs
  • et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social. Cette affectation devra obligatoirement être faite en faveur de : Une association oeuvrant en Belgique à la promotion, l’enseignement, la diffusion du système Gnu/Linux.

• Art. 39 Tout ce qui n’est pas prévu explicitement dans le présent statut est réglé par le règlement intérieur et par la loi du 27 juin 1921 adaptée et modifiée par la loi du 2 mai 2002. régissant les associations sans but lucratif.

• Art. 40 L’assemblée générale de ce jour a désigné comme administrateurs :

Bierent Jean-Paul, rue Meyerbeer 96, 1190 Bruxelles
Colignon Frédéric, Woluweveld 79,1932 Bruxelles
Pasteleurs Fred, rue Uyttenhove 33 bte 440, 1090 Bruxelles
Toussaint André, rue L. Toussaint 8A, 1367 Géronpont
Van Craesbeeck Marc, rue de l’hospice communal 93, 1170 Bruxelles

qui acceptent ce mandat.

Fait à Bruxelles, le 14 février 2010.